1. Si imposta da dove partire con l’elaborazione: Banca Dati prende tutti i prodotti di una determinata azienda, Magazzino prende come riferimento solo i prodotti gestiti a magazzino
2. Ditte produttrici permette di scegliere le ditte oggetto della proposta. Se ne possono inserire più d’una (per esempio plurimandatari o ditte che hanno diverse registrazioni per prodotti diversi) con la voce Aggiungi
3. Tipologia di prodotti: farmaco etico, generico, parafarmaco, eccetera
4. Nei Filtri di magazzino ci sono dei parametri che possiamo usare per restringere la nostra proposta. Sono abbastanza intuitivi nella descrizione.
5. Raggruppamenti di magazzino, per chi li usa, permettono di filtrare ulteriormente la proposta, per esempio solo solari o sciroppi.
6. Il Tipo di venduto serve per utilizzare i riferimenti di vendite nel tempo. Consiglio di fare delle prove con diverse impostazioni, per trovare la soluzione migliore che si addice al modo personale di creazione dell’ordine.
7. In questa casella, indicheremo la quantità di giorni di copertura per la proposta. Ovvero se vogliamo “coprirci” per un mese, metteremo 30 giorni. Così facendo in base alle formule impostate, avremo una copertura in base al venduto.
8. Questo ulteriore filtro permette di scegliere le quantità minime di ordine. Nell’esempio mostrato il sistema è impostato per quantità minori o uguali a 1, quindi la proposta deve riportare 1 pezzo. Le possibilità sono tre: Non ordinare, Ordina con quantità zero, Ordina con quantità 1. Se quindi facciamo un ordine a una ditta che richiede minimo 6 pezzi, è inutile avere voci che daranno come valore 1. Occorre dunque fare delle prove.

Il risultato (Figura 2) è sicuramente interessante, in quanto si basa sullo storico delle vendite ed è un’ottima partenza su cui lavorare.
Sicuramente la Proposta d’ordine lavora meglio quando c’è una costanza di vendite, per esempio per il farmaco etico o generico (il più delle volte lo si può prendere tale e quale secondo la proposta e inviarlo all’agente). Il discorso è un po’ diverso per i prodotti stagionali o con un indice di rotazione basso. Per gli stagionali c’è la possibilità di riferirsi alla voce Tipo di venduto: “Calcolato sul venduto di un periodo dell’anno scorso”, selezionando i mesi di riferimento da tenere in considerazione. In questo caso, o nel caso di prodotti a bassa rotazione, il periodo di analisi può (deve) essere decisamente più ampio, anche 2 anni. L’aspetto negativo è che ci saranno anche molto prodotti ormai non più acquistabili.

Importante: una soluzione ottimale vorrebbe che, se un prodotto non lo si vuole più gestire, in fase di vendita gli venga attribuito nella Classe di riordino il valore ES – Esaurimento. In questo caso il prodotto in oggetto non verrà più proposto in fase di ordine.

1. Elenco dei prodotti dell’ordine
2. ORD: prodotti ordinati in acquisto
3. OMAG: prodotti in omaggio che vanno a modificare le condizioni d’acquisto
4. CAM: prodotti che NON vanno a modificare le condizioni d’acquisto, generalmente i cambi
5. TIPO VALORE: prezzo al pubblico P / costo C / prezzo di cessione
6. VALORE: prezzo al pubblico o costo in euro
7. TIPO SCONTO: lordo L / netto N (con o senza IVA)
8. SCONTO: Valore in percentuale dello sconto, lordo L / netto N
9. Tabella di confronto con i grossisti, dove alla colonna COSTO UNITARIO c’è l’importo singolo poi il costo del totale dei pezzi, il guadagno sul pezzo e la percentuale del margine.

Importante: quando si compone la scontistica con lo Sconto Base e i vari Extra, attenzione ad applicare anche il Costo, perché se si mettono entrambi le condizioni si sommano.

Tralasciando la questione quantità, che è una scelta personale, vediamo ora il confronto tra le condizioni commerciali dell’azienda e i grossisti (9), in maniera da poter valutare il reale vantaggio economico tra l’acquisto diretto o da grossista. In basso a destra vediamo i listini dei grossisti e della ditta. Se un grossista applica delle offerte, queste saranno visibili in base alle quantità richieste in fase di ordine. Esempio, con un pezzo il grossista potrà applicare un costo, con due o più ne potrà applicare altri. Sempre nella tabellina si vedrà l’importo totale dell’ordine per quella referenza. Qui l’analisi oggettiva è fondamentale nel vedere non tanto gli sconti in percentuale, ma in soldoni: se per una referenza, prendiamo 20 pezzi e ci costano in totale 100 euro e sempre con 20 pezzi il grossista ci fa pagare 102 euro, a questo punto per l’acquisto diretto il gioco vale la candela? L’agente deve fare il suo lavoro, ma voi siate decisi e ricordatevi che lo scopo è quello di avere le migliori condizioni possibili.

Una volta completata la valutazione sui prodotti, le quantità, gli sconti eccetera, il gioco è fatto: possiamo confermare l’ordine, stamparlo per consegnarlo all’agente (Stampa Conferma, in alto nel menu) oppure confermarlo e inviarlo via email.

Altre funzioni, quali dividere l’ordine in più consegne, applicare in modo massivo gli sconti, creare offerte solo per i pezzi ordinati e cambiare i prezzi di listino, importare un elenco da un contenitore, sono tutti argomenti che si possono approfondire tranquillamente, ma lo consiglio solo dopo che si è presa un po’ la mano con le funzioni base. Potete chiedere nel solito gruppo Wingesfar o all’assistenza.

Quando arriva la merce, ricordiamoci di caricare la merce direttamente da Ordini Diretti (Figura 3, in alto nel menu, evidenziato con “1”) in modo da verificare che l’ordinato e il caricato corrispondano. Se un ordine verrà caricato per intero, lo vedremo come Saldato altrimenti sarà Caricato Parzialmente.

Sempre nella schermata iniziale Ordini Diretti, il pulsante Duplica (2) permette di duplicare un ordine già presente (Provvisorio, Confermato, Caricato parziale o Saldato) e questa comodissima funzione permette, per esempio, di replicare un ordine senza dover ripassare tutti i prodotti del copia commissione nel caso in cui un fornitore abbia un listino particolarmente ampio; oppure se si vogliono tenere separati ordini con consegne diverse (in ogni caso è presente una funzione ad hoc per le consegne differite), o per qualsiasi altro motivo.

Fate delle prove. Create ordini finti, stampate, inviate via email. Tanto non si possono fare disastri né con giacenze né con altro. Prendeteci la mano, perché è uno strumento pratico e soprattutto efficace per il corretto controllo degli acquisti.
Buon lavoro!

Per eventuali domande sui contenuti di questa rubrica, ricordo il gruppo Wingesfar su Facebook, dove numerosi colleghi sono a disposizione per fugare dubbi e condividere le proprie esperienze.

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