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Il caricamento corretto

IL MIO GESTIONALE

Il caricamento corretto

Come eseguire il caricamento dei prodotti in modo ordinato ed efficiente, scegliendo e personalizzando le informazioni utili

7 marzo 2024

di Alessandro Venturi,
Antica Farmacia Lugaresi,
Alfonsine (RA)

Perché è importante caricare bene, o almeno cercare di farlo nel miglior modo possibile? Questa domanda dovremmo porcela ogni qualvolta si svolga un’operazione, a prescindere che si sia in farmacia o in un altro contesto. Se c’è la possibilità di far bene una cosa, perché non applicarsi al meglio? Il tempo dedicato non sarà maggiore né sprecato, e sicuramene comporterà un notevole risparmio di energie in un secondo momento. Soprattutto se in farmacia c’è numero nutrito di collaboratori. È facile immaginare lo scambio verbale tra chi non riesce a trovare un prodotto o un’informazione e chi è responsabile di aver caricato i dati sul gestionale…

Cosa vuol dire “caricare bene”?

Prima di tutto bisogna avere chiari il flusso e le ragioni dei vari passaggi (e li vedremo ora) e poi… bisogna contare. Inserire la quantità corretta dei pezzi, i costi e i dati dei DDT è la base del caricamento. Senza questi presupposti non possiamo neanche cominciare a parlare di gestione (efficiente ed efficace) della farmacia. Essere sicuri di aver caricato correttamente le quantità, in particolare, sembra una cosa scontata e ovvia, ma non lo è. Soprattutto per i carichi voluminosi e se l’operazione viene svolta da più persone e in tempi diversi. Che strumenti abbiamo per verificare che i carichi siano corretti? Il dito: contate le scatole, non fate l’errore di limitarvi a leggere quanti pezzi sono citati in bolla, e riportate il vostro conto nel gestionale. A chi alza le sopracciglia in modo sorpreso ricordo che ci sono professionisti di inventari che purtroppo, e fortunatamente in rari casi, non contano le scatole… Usare il dito non è peccato. Anzi. Lo Shisa kanko è una metodica giapponese che serve a ridurre i rischi (l’HACCP ce lo insegna) perché fa aumentare la concentrazione nell’indicare e quindi contare i pezzi. Nella semplicità c’è sempre la soluzione migliore.

Quali accorgimenti adottare per migliorare il caricamento

Abbiamo caricato bene? È stata fatta la cosa più semplice in modo corretto; quindi, è stata fatta in modo efficace. Ora vediamo di farla in modo efficiente.
Nella schermata del carico, sia per il grossista sia per il fornitore, la griglia che la compone riporta una serie di informazioni utili ad accompagnare nell’immediato il prodotto all’interno della farmacia. Scegliete nelle schermate le info che più vi sono utili, sapendo di contare su un numero di informazioni molto ampio e che si adatta alle esigenze di tutti. Personalmente prediligo la filosofia “less is more”: perché avere informazioni che possono distrarre? Dunque, ecco le informazioni utili: Nome prodotto, Quantità Ordinata e Consegnata, Prezzo al pubblico, Costo, Margine (possiamo vedere sin da subito se ci sono delle anomalie nella scontistica, se troppo bassa o troppo alta), Scadenza, eventuale Raggruppamento (se vengono usati). Altre informazioni di base non servono. Solo dopo aver maturato una certa consapevolezza nel carico, si può personalizzare al meglio questa schermata.

Per modificare questa schermata possiamo contattare l’assistenza o possiamo impegnarci (con cautela) a farlo in autonomia. Il percorso è lineare: Opzioni > Opzioni varie > Carico Bolla > Configurazione > Griglia, dove sono presenti i “Campi disponibili”, ovvero quelle voci che possiamo utilizzare nella fase di carico. L’esempio che riporto (Figura 1) è quello della configurazione che utilizzo, che riporta i parametri che ritengo opportuni. Ovviamente nei Campi disponibili possiamo vedere ogni tipo di informazione, comprese le scorte di E-Robot (per chi l’utilizza), posizionamento a scaffale, ecc.

Caricamento - Schermata configurazione campi
Figura 1 - Schermata configurazione campi

Ecco alcuni dati utili in schermata:

Prezzo. Perché mettere subito il prezzo al pubblico se non è già presente? Perché l’operatore al banco deve avere tutti gli strumenti completi per svolgere il proprio lavoro nel modo più veloce e semplice possibile. Nel caso in cui il prezzo non sia presente in schermata, è un po’ imbarazzante cercarlo davanti al cliente, anche perché non è detto che il farmacista al banco sappia quale margine applicare ecc. E fra l’altro, in fase di ordine, come si fa a capire la condizione commerciale senza il prezzo finale e il costo? E se non mi accorgo che manca il costo e/o il prezzo? C’è sempre Wingesfar che mi aiuta segnalandolo quando chiudo la bolla (Figura 2). Si può scegliere anche se il margine – quindi tenendo presente prezzo e costo – è troppo alto o basso (si chiama Monitor Costi, ma è un argomento degno di un articolo a parte).

Caricamento - Controllo prezzi
Figura 2 - Controllo prezzi

Costo. Questo dato deve essere presente per essere certi che sia stata adoperata la corretta scontistica in fase di creazione dell’ordine. La colonna Percentuale (%) sconto è fondamentale per avere un valore più semplice di visualizzazione.

Scadenza. Non c’è una regola compatibile con tutte le casistiche. Ci sono farmacie che utilizzano la scadenza per tutti i prodotti e per le diverse confezioni (Multiscadenza) e chi invece mette solo quella più prossima. Quindi non c’è una scelta giusta o sbagliata. Altro tema ancora è l’uso dei magazzini automatizzati che gestiscono in maniera autonoma le scadenze. In fin dei conti l’importante è che sia chiaro che i prodotti caricati hanno una scadenza, e questa deve essere gestita.

Raggruppamenti. Il tema dei raggruppamenti è emerso nella prima puntata di questa rubrica, Il brogliaccio in una schermata, cui rimando per i dettagli. In fase di carico, se un prodotto non ha il suo raggruppamento, è il momento perfetto per inserirlo. Il controllo del prodotto che entra in farmacia è di estrema importanza. Infatti, una volta pronto alla vendita, il prodotto non sarà più oggetto di quell’attenzione alle informazioni che nella fase di carico l’operatore è in grado di dedicare. Ha il prodotto in mano, vede prezzo, costo, scadenza, tipo di prodotto. Se non lo si fa in questa fase, non lo si farà mai più.

Riordino. Dedichiamo il giusto tempo a questa fase

Ragioniamo su tutti i dettagli possibili. Per esempio, in questa occasione possiamo decidere come gestire il Riordino del prodotto (sempre se non è stato fatto precedentemente in fase di ordine), valutiamo attentamente se è un prodotto che non vogliamo più gestire (Scheda magazzino del prodotto e Classe di riordino: ES – Esaurimento), se vogliamo solo acquistarlo direttamente (Ordine diretto) ed eventualmente impostiamo anche le scorte minime e massime che vogliamo per quel prodotto.

Una volta caricato l’ordine, possiamo ora gestire la confezione, esponendola per la vendita o stoccandola in magazzino. Ci sono funzioni nel gestionale che ci permettono anche di gestire questa “doppia” collocazione, ovvero le quantità a banco e magazzino.

Finito? Ora il prodotto è in farmacia, pronto per essere esposto e venduto.
Buon Lavoro!

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