I documenti obbligatori
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I documenti obbligatori
Come e dove conservare i documenti da presentare in caso di verifiche ispettive? È consigliabile una copia digitale con salvataggio idoneo e un raccoglitore dove collocarli tutti – meglio su carta intestata della farmacia – secondo un ordine preciso
Questa rubrica vuole fornire ai direttori di farmacia territoriale convenzionata una serie di informazioni e strumenti pratici per organizzare al meglio la gestione tecnico-legislativa e rispondere con professionalità alle ispezioni. Tutte le puntate qui
16 ottobre 2025
di Alessandro Malossi,
presidente dell’Ordine dei farmacisti di Forlì-Cesena, consulente sulla materia tecnico-legislativa tramite audit in farmacia e per la formazione ai colleghi che svolgono o vogliono intraprendere l’attività di direttore
I documenti obbligatori da presentare alle autorità competenti sono da conservare sempre con cura dal titolare/direttore della farmacia. Il mio consiglio è di preparare un raccoglitore dove collocare tutti i documenti secondo l’ordine qui sotto riportato.
- Autorizzazione sanitaria
È il documento principale che autorizza l’apertura della farmacia. Un tempo era redatta dal Medico Provinciale, sostituito dal Comune o dall’eventuale Unione dei Comuni. Il documento va aggiornato a seguito di cessione della farmacia o di variazione della ragione sociale (per esempio da ditta individuale a società).
- Nomina dell’eventuale direttore
Il direttore viene incaricato dalla proprietà alla direzione della farmacia: spetta all’Asl di competenza, controllate tutte le prerogative, autorizzare il collega alla direzione con atto formale che va allegato ai documenti.
- Ricevuta della tassa regionale annuale
La ricevuta va conservata ed esibita su richiesta: non tutte le Regioni la applicano ma, ove applicata, varia a seconda del fatturato e dalla tipologia della farmacia.
- Organigramma
È la struttura organizzativa della farmacia, con indicazione di ruoli e responsabilità. Nel documento vanno indicati, per ogni ruolo: cognome e nome del collaboratore, numero di iscrizione all’Ordine, provincia di iscrizione, se svolge attività a tempo pieno o a part time. Nello stesso documento vanno riportati anche i dati del personale non laureato. Ricordo che per evitare sanzioni è fondamentale comunicare con immediatezza e precisione all’Asl di competenza qualsiasi variazione nell’organigramma dei collaboratori.
- Planimetria
La planimetria deve corrispondere a quella presentata nel momento della richiesta di autorizzazione. Qualsiasi variazione deve essere preventivamente autorizzata dal Comune sentito il parere dell’Asl di competenza. In questo caso deve essere conservata la nuova planimetria.
- Certificato agibilità locali
È un documento che viene rilasciato alla proprietà dei locali dal Comune di competenza; non riguarda gli immobili costruiti prima del 1934.
- Certificato di iscrizione alla Camera di Commercio
Documento da conservare con – in caso di società – una copia del documento del legale rappresentante.
- SCIA – autorizzazione comunale alla vendita del prodotti sanitari/salutari
L’autorizzazione va richiesta in contemporanea con l’autorizzazione sanitaria e permette alla farmacia di vendere tutti i prodotti parafarmaceutici e non solo. Deve essere richiesta tutte le volte che cambia la proprietà, la ragione sociale e la planimetria della farmacia.
- SCIA – autorizzazione comunale per eventuale distributore esterno
Si tratta di un documento che non tutti i Comuni applicano. Va richiesto prima di installare un distributore esterno ed eventualmente rinnovato a seconda dei regolamenti comunali.
- Codice traccia farmaco
Il codice traccia farmaco è il codice ministeriale identificativo della farmacia. Non cambia in caso di variazione sociale, ma è compito della proprietà mantenere il dato aggiornato. Questo è il sito dove trovare la propria farmacia e controllare i dati anagrafici: http://www.salute.gov.it/CercaFarmacie/Ricerca
Questa la procedura per eventuali variazione:
Ministero della Salute – Aggiornamento dei dati anagrafici delle farmacie aperte al pubblico, incluse le succursali, i dispensari ed i dispensari stagionali
Sarebbe buona prassi provvedere a fare una copia di tutti i documenti. Consiglio di utilizzare una copia digitale con salvataggio idoneo così da permettere una conservazione ottimale. Un altro consiglio che ritengo utile è quello di usare per i documenti la carta intestata della farmacia e per la compilazione uno strumento digitale, da preferire rispetto ai documenti “analogici” compilati a penna.